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10 elementos esenciales del plan de proyecto perfecto

 

La creación y desarrollo de un proyecto es algo que cualquier gestor de proyectos debe conocer al dedillo, y aunque en cada proyecto pueden surgir problemas diferentes o dudas que antes no han aparecido, su labor y la del equipo será poner solución a las mismas y lograr que el proyecto siga siendo una ventaja para la empresa en la que trabaja.

Gracias a una infografía de Wrike que os dejamos a continuación, hemos podido observar que un plan de proyecto perfecto está compuesto, generalmente, por diez elementos que deben tenerse en cuenta en todos y cada uno de los proyectos que se realicen. Estos elementos pueden parecer obvios, pero ya hemos visto en más de una ocasión como, por falta de tiempo o de organización, se saltan algunos de ellos, lo que trae futuros problemas a la hora de seguir trabajando en el proyecto. Definir los roles y responsabilidades, tener un listado de posibles problemas que surjan, detallar el presupuesto y otros siete elementos más pueden marcar la diferencia entre un proyecto novedoso y exitoso y uno que se quede a medio hacer, junto con los otros cientos que ya habrán fracasado.

10 elementos esenciales del plan de proyecto perfecto
Infografía ofrecida por Wrike - Software Administrador De Proyectos

Lógicamente, un gestor de proyectos certificado debe saber, conocer y aplicar estos elementos esenciales de un proyecto, y aún más, debe saber cómo solucionar cualquier inconveniente con la ayuda de su equipo. Por eso, en TopServidores siempre hacemos hincapié en la importancia de que el grupo de trabajo tenga experiencia y formación continua, para que gestor y equipo puedan trabajar con las mismas herramientas y conocimientos. Esto hará que durante el desarrollo de los proyectos la comunicación y el entendimiento sea mucho más eficiente entre ambas partes, lo que beneficia clarísimamente a la empresa y a sus beneficios en lo que a los proyectos se refiere.

No dejes de echar un vistazo a la infografía que te hemos ofrecido, e incluso te recomendamos que la imprimas y se la muestres a tu equipo, para que la analicen y puedan recordar siempre esos elementos.

 

La Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos no es sólo el proceso por el cual, una idea que se ha concebido y se cree positiva para la empresa, se lleva a cabo. La gestión de proyectos engloba todo aquello que puede afectar al correcto desarrollo y lanzamiento de ese futuro proyecto que la empresa tiene entre menos y, en ese sentido, el gestor de proyectos tiene mucho que decir.

El gestor de proyectos lleva ya algunos años postulándose como una de las figuras empresariales más relevantes del panorama. da igual el sector al que se dedique la empresa o su tamaño, un gestor de proyectos, sobre todo si está certificado, podrá hacer frente a más de un proyecto a la vez y a diferentes tipos de proyectos, según la empresa y su sector. Para empezar, diremos que las empresas que han incorporado un gestor de proyecto a su equipo han reducido en más de la mitad el gasto por proyectos, al igual que el tiempo de creación y los problemas que surgen durante su desarrollo. Los proyectos largos, unos de los que más inversión requieren, tienen el doble de probabilidades de superar el presupuesto, entregarse tarde y no ser tan rentables como se esperaba. Como vemos en la infografía que os dejamos a continuación, con un gestor de proyectos esto no pasa, al contrario, llega a convertir cada proyecto en algo mucho más desarrollado y beneficioso para la empresa.
La Gestión de Proyectos en 2015
Infografía ofrecida por Wrike - Software Administracion De Proyectos

El equipo con el que cuenta el gestor de proyectos también es algo importante, tanto el humano como el técnico. Un equipo que cuente con formación continuada y que se sienta a gusto en su puesto ofrecerá una labor mucho más eficiente y rápida. Así mismo, contar con las últimas tecnologías también es un punto a favor para el equipo, teniendo softwares de gestión de proyectos como el de Wrike, que ahorra tiempo, costes y ofrece muchísimas otras ventajas que el equipo agradecerá.

Si quieres hacerte una idea aún más certera de por qué un gestor de proyectos es necesario en cualquier empresa, echa un vistazo a la infografía.

 

Por qué todos los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos

Llega a resultar sorprendente la cantidad de tiempo que perdemos a diario mientras realizamos nuestro trabajo. Pérdidas de tiempo que suponen un atraso en el proyecto, y es que, gracias a la infografía de Wrike, hemos podido saber que cerca de un 25% de nuestra jornada laboral la empleamos en tareas ineficaces, que no nos llevan a ningún sitio.

Cada vez son más las empresas que apuestan porque su equipo tenga las mejores herramientas, y es que esa inversión, que en un principio puede parecer innecesaria, se ha comprobado que es la más recomendable n cualquier empresa, sea del tamaño que sea. Las herramientas de gestión de proyectos no sólo suponen un ahorro de tiempo y costes para la empresa, también es una forma de demostrar a los trabajadores que somos una empresa comprometida y que buscamos también que se sientan realizados, contando con las últimas herramientas y haciendo que su trabajo sea mucho más cómodo y eficiente. Acceder a información incorrecta o desfasada durante un proyecto es uno de los mayores problemas a los que se enfrenta el equipo, además de tener que esperar a que un superior valide su trabajo. Las herramientas de gestión de proyectos permiten que todo el equipo esté en constante contacto, que la información siempre esté actualizada y que se aprueben aquellos elementos o ideas que lo necesitan en tan solo unos minutos.

Una de las herramientas más completas que encontramos actualmente es el software de gestión de proyectos de Wrike, el cual cuenta con todas las ventajas que hemos mencionado anteriormente y, además, posibilita muchas otras acciones que ahorrarán tiempo y permitirán que el equipo trabaje con información actualizada y sin parones. Porque, aunque no lo parezca, cuando un trabajador es interrumpido o hace un parón, tarda al menos 25 minutos en volver a concentrarse en lo que estaba haciendo. Sumando todos estos imprevistos no conseguiremos unos buenos objetivos, y eso es algo que nadie desea.
Por qué todos los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos
Infografía ofrecida por Wrike - Gestor De Proyectos Online Gratis

Ya sabemos las ventajas que tienen las herramientas de gestión y que cualquier empresa, tenga el tamaño que tenga y se dedique al sector que se dedique, puede tenerlas.

¿Qué es una OGP?

Las OGP u Oficinas de Gestión de Proyectos son uno de los departamentos que más se están estableciendo en las empresas de todos los tamaños en los últimos años. Contar con una OGP tiene muchísimas ventajas, y aún no hemos encontrado ningún inconveniente.

La primera pregunta que suele hacer la gente a la hora de valorar las OGP es si pueden instalarse en cualquier sector, y la respuesta es sí. Aunque es cierto que hay sectores en los que las OGP predominan, como puede ser la salud, la informática o la fabricación; pueden introducirse en cualquier sector, y cada vez son más las empresas que se apuntan a contar con una en su compañía. Los equipos de gestión de proyectos pueden trabajar por su cuenta, pero si tienen la ayuda de una OGP accederán mucho más rápidamente a información de proyectos anteriores y establecer prioridades de una forma mucho más cómoda. Las OGP también se encargan de informar a las partes interesadas acerca de la evolución de los proyectos y facilitan el trabajo al equipo ofreciéndoles herramientas y datos necesarios para poder seguir adelante con su trabajo.

Otra de las grandes ventajas de las OGP es que se encargan de ofrecer formación al equipo en materia de gestión de proyectos. Nuevas herramientas, capacidades de liderazgo, control de datos, etc. Todo aquello que pueda hacer evolucionar al equipo de gestión de proyectos y beneficiar a la empresa, la OGP se encarga de tramitarlo. Si echamos un vistazo a la infografía que Wrike nos facilita, y que os dejamos a continuación, los proyectos que se realizan en empresas que cuentan con una OGP tienen un mayor porcentaje de éxito y están mucho más en consonancia con los objetivos de esta. El único problema que presentan las empresas frente a las OGP es no querer evolucionar o adaptar su forma de trabajo a una mucho más actual y beneficiosa.
¿Qué es una OGP?
Infografía ofrecida por Wrike - Herramientas Gestión De Proyectos

Ahora que ya conoces más a fondo lo que es una OGP, seguramente veas todas las ventajas que pueden ofrecer a la empresa en la que trabajas, tanto para el equipo como para los empresarios.

 

 

8 Trucos para Combatir la Caída de Productividad en Verano

Muchas empresas ven la época de verano como un mal momento, sobre todo porque muchos empleados cogen sus ansiadas vacaciones y la empresa queda un poco vacía. Pero esto no tiene por qué ser algo negativo, al contrario, puede que este sea el impás que necesita el equipo. La infografía de Wrike que vemos más abajo nos ha descubierto algunos trucos que se pueden emplear durante épocas como el verano o el invierno para evitar que la productividad caiga.

Por supuesto, en estas épocas el clima es más extremo que en el resto del año. Ya sea por el frío o por el calor, la aparición de la fatiga es algo frecuente si no se cuenta con una oficina bien ventilada y que esté a una temperatura adecuada. De esta forma podemos “aislarnos” del exterior de una forma mucho más adecuada a nuestras necesidades y permitir que el equipo siga trabajando sin preocuparse de si hace calor o frío. Esta es, sin duda, una de las mejores épocas para dejar que nuestro equipo desarrolle ideas y proyectos que les apasionen. De esa forma trabajarán con una motivación extra, traduciéndose ello en un desarrollo de habilidades que terminarán beneficiando a la empresa a corto, medio y largo plazo.

8 Trucos para Combatir la Caída de Productividad en Verano

Este punto es algo controvertido puesto que muchos creen que trabajar es trabajar y ya está. Ofrecer a nuestro equipo premios como entradas de cine o al teatro puede hacer que su motivación crezca y se esfuercen más a la hora de desarrollar sus proyectos. Como decimos, es un punto personal que cada uno debe decidir si aplica o no. Dejar que nuestra mente y la de nuestro equipo fluya, se relaje y viaje a otras “dimensiones” puede ser algo positivo. Muchas de las mejores ideas han surgido en momentos en los que la persona miraba al vació o por la ventana. Deja que vuestra mente fluya, se distraiga y cree de la nada ideas originales.

Como jefe de equipo, una de nuestras funciones es asegurarnos de que nuestro equipo trabaje codo con codo, aprendiendo a compenetrarse y a desarrollar diferentes proyectos tanto individualmente como en equipo. Para ello también podemos crear vínculos fuera del trabajo, quedando para tomar unas tapas un jueves o un viernes, desconectar del trabajo y conseguir que el equipo no sólo conozca cómo trabaja cada uno, sino por qué trabaja así. Utiliza esta época también para tratar de ir un paso por delante del resto, centrándote en estrategias nuevas y haciendo que tu equipo se actualice.

No te lo tomes muy en serio y permite que tu equipo tenga alguna tarde libre o un horario más flexible. De esa forma se sentirán más valorados y motivados.

Gestión de proyectos en el pasado y en la actualidad

La definición de gestión de proyectos no ha cambiado demasiado desde que se comenzó a utilizar, pero si es cierto que hay aspectos que han cambiado para mejor, sobre todo a la hora de desarrollar cada apartado y convertirlo en un proyecto con un principio y un final.

El software de gestión de Wrike es una herramienta que hoy en día empresas conocidas a nivel mundial y de renombre utilizan. Hootsuite o PayPal son algunas de las más conocidas, pero lo cierto es que cada año más de un 30% de empresas integran un software de estas características. Hoy en día, el papel de un gestor de proyectos no es el de seguir unas directrices marcadas sino el de crear, conociendo las necesidades y características de su empresa y de sus clientes, un plan de proyecto desde el principio y controlando hasta el más mínimo detalle. Es cierto que los softwares de gestión han permitido que esto ocurra, añadiendo más responsabilidad al gestor de proyectos pero también dándole herramientas nuevas que facilitan el trabajo. Ya no son necesarias reuniones de equipo cada vez que surge un imprevisto o que algo cambia de la idea original, la comunicación es fluida y en tiempo real.

Gestión de proyectos en el pasado y en la actualidad
Infografía ofrecida por Wrike – Software Para Administracion De Proyectos

Otro aspecto importante que ha cambiado en lo que a gestión de proyectos se refiere es que un equipo no tiene que encontrarse en el mismo edificio, pueden estar en diferentes partes del mundo y, aun así, coordinarse a la perfección para que el proyecto cumpla con las fechas establecidas. En esto también pueden ayudar las herramientas de gestión de proyectos como la de Wrike, que permiten establecer prioridades, fechas de entrega, cálculo de riesgos y demás elementos indispensables a la hora de hacer la planificación de un plan de proyecto. Porque no olvidemos que sin una buena planificación inicial, un proyecto puede estar condenado al fracaso mucho antes de que haya comenzado a trabajarse en él.

En definitiva, podemos afirmar que el gestor de proyecto es un elemento imprescindible hoy en día en cualquier empresa, y debe de actualizarse constantemente, tanto en el mercado en el que trabaja como en lo que a herramientas se refiere.

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